อยากปิดการขายให้ไวขึ้น? รู้จัก “ใบเสนอราคา” ให้ทะลุ พร้อมทริคออกเอกสารผ่านมือถือ

ใบเสนอราคา คืออะไร ทำไมทุกธุรกิจต้องมี

ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่เจ้าของธุรกิจส่งให้ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าใช้พิจารณา ราคาสินค้าหรือบริการ รวมถึง เงื่อนไขการซื้อขาย ก่อนจะตัดสินใจสั่งซื้อจริง

พูดง่ายๆ คือมันคือ “ใบเชิญชวนตัดสินใจซื้อ” ที่ช่วยให้ลูกค้าเห็นภาพครบ ทั้งราคา เงื่อนไข และรายละเอียดงานในกระดาษแผ่นเดียว ถ้าทำดีๆ มีสิทธิ์ปิดจบดีลได้ตั้งแต่รอบแรก

ทำใบเสนอราคาแบบไหน ถึงช่วยให้ขายง่ายขึ้น

ก่อนกดออกใบเสนอราคา ไม่ควรเริ่มจากการเปิดโปรแกรม แต่ควรเริ่มจากการ คุยกับลูกค้าให้ชัดก่อน ว่าเขาสนใจสินค้า/บริการตัวไหน เงื่อนไขแบบใด และงบประมาณประมาณไหน

จากนั้นจึงค่อยสรุปลงเอกสาร โดยเน้นให้ข้อมูล ครบแต่กระชับ อ่านจบใน 1 หน้า แต่ตัดสินใจได้ทันที ไม่ต้องเลื่อนอ่านหลายหน้าให้เวียนหัว

ในใบเสนอราคาที่ดี ควรมีข้อมูลหลักๆ เช่น

• รายละเอียดสินค้า หรือบริการ

• เงื่อนไขการจัดทำ หรือจัดส่ง

• ระยะเวลาเครดิตการชำระเงิน (ถ้ามี)

• หมายเหตุหรือเงื่อนไขสำคัญที่เกี่ยวกับการขายหรือการให้บริการ

จำไว้ว่า ใบเสนอราคาไม่ใช่สัญญา แต่เป็นเอกสารช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจ ถ้าอ่านง่าย ชัดเจน ก็เพิ่มโอกาสให้ลูกค้ากล้ากดเซ็นเลย

โครงสร้างใบเสนอราคาที่ดูมืออาชีพ

ใบเสนอราคาที่ทำให้ลูกค้ารู้สึกว่า “บริษัทนี้ไว้ใจได้” มักจะมีรายละเอียดเหล่านี้ครบถ้วน

• มี โลโก้บริษัทชัดเจน ดูสวยสะอาดตา สร้างภาพลักษณ์แบบมืออาชีพทันทีที่เปิดดู

• ระบุชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขา ของทั้งฝั่งผู้ขาย/ผู้ให้บริการ และฝั่งลูกค้า (ผู้ซื้อ)

• จัดทำ เลขที่เอกสาร ให้รันต่อเนื่องกัน ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเวลาต้องออกเอกสารการเงินอื่นๆ ต่อในภายหลัง

• ใส่ข้อมูล ผู้ติดต่อหลัก เช่น ชื่อ อีเมล เบอร์โทร และชื่อโครงการให้ชัดเจน

• ระบุ เครดิตการชำระเงิน (ถ้ามี) ให้ลูกค้ารู้ตั้งแต่ต้นว่าจะได้เงื่อนไขจ่ายเงินแบบไหน

• สำหรับบางสินค้า/บริการ ควรกำหนด ขอบเขตของงานหรือข้อมูล ให้ชัด เช่น ระยะเวลา จำนวนรอบการแก้ไข หรือข้อจำกัดต่างๆ เพื่อป้องกันการนำใบเสนอราคาไปใช้ซ้ำโดยไม่มีขอบเขต

เคล็ดลับ: อย่าลืมใส่ช่องทางติดต่อกลับไว้ให้ครบ จะช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าติดต่อมาสอบถามต่อแทนที่จะเงียบหาย

ทำไมใบเสนอราคาถึงสำคัญกับธุรกิจ

ใบเสนอราคาไม่ได้มีไว้แค่ “แจ้งราคา” แต่ยังเป็นทั้งเครื่องมือการตลาดและเอกสารอ้างอิงที่สำคัญมาก โดยเฉพาะธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น

1. ลูกค้าใช้เทียบหลายเจ้า ก่อนตัดสินใจซื้อ

ส่วนใหญ่ลูกค้าจะขอใบเสนอราคาจากหลายแบรนด์อย่างน้อย 3 ราย เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบทั้งด้าน คุณภาพ และ ราคา ก่อนเลือกซื้อ

ถ้าใบเสนอราคาของคุณชัดเจน อ่านง่าย ดูเป็นมืออาชีพ ก็มีโอกาสชนะคู่แข่งตั้งแต่ยังไม่เริ่มงาน

2. เป็นฐานข้อมูลอ้างอิงสำคัญ

ใบเสนอราคามักใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในภายหลัง เช่น

• ข้อมูลผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• เงื่อนไขการจ่ายชำระ

• ข้อมูลการติดต่อ

• โปรโมชั่นที่เสนอให้ในดีลนั้น

• ที่สำคัญที่สุดคือ ราคา ใช้ตรวจสอบได้ว่าราคาที่ตกลงกันไว้ตรงกับราคาที่ออกบิลจริงหรือไม่

3. เสริมความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจใหม่

สำหรับบริษัทที่เพิ่งเริ่มต้นหรือยังไม่เป็นที่รู้จักในตลาด ใบเสนอราคาสวยๆ ที่มีข้อมูลครบจะช่วยให้ลูกค้ารู้สึกว่า

• กำลังซื้อจากใคร

• ซื้ออย่างไร

• ต้องติดต่อใครถ้ามีปัญหา

ยิ่งมูลค่างานสูงและเป็นดีลระยะยาว ความน่าเชื่อถือจากเอกสารยิ่งมีน้ำหนักมาก

ใช้ FlowAccount ออกใบเสนอราคาให้ไวขึ้น

การออกใบเสนอราคาไม่จำเป็นต้องมานั่งจัดหน้าใน Excel ให้เสียเวลา คุณสามารถใช้แบบฟอร์มสำเร็จรูปในระบบบัญชี FlowAccount ใส่แค่ข้อมูลลูกค้า รายการสินค้า/บริการ และราคา ระบบจะจัดการเรื่องฟอร์มเอกสารให้ทั้งหมด

นอกจากนี้ ยังสามารถทำ ใบเสนอราคาเป็นภาษาอังกฤษ ได้ด้วย เพียงเปลี่ยนภาษาภายในระบบแล้วเริ่มสร้างเอกสารใหม่

ขั้นตอนใช้งานคร่าวๆ

1. เปลี่ยนภาษาที่ปุ่มเลือกภาษามุมขวาบนของหน้าจอ

2. เข้าเมนู Quotation แล้วกดปุ่มสีเขียว Create New มุมขวาบนเพื่อสร้างเอกสารใหม่

3. กรอกรายละเอียดลงในช่องที่ระบบเตรียมไว้ เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายละเอียดสินค้า ราคาสินค้า ฯลฯ จากนั้นสามารถสั่งพิมพ์ ส่งอีเมล หรือแชร์ไฟล์ให้ลูกค้าได้ทันที

แอปมือถือออกใบเสนอราคาได้ทันที ไม่ต้องรอกลับออฟฟิศ

สายทำงานนอกออฟฟิศหรือฟรีแลนซ์ที่ชอบปิดดีลหน้างาน น่าจะหลงรัก แอปมือถือ FlowAccount เพราะคุณสามารถสร้างใบเสนอราคาออนไลน์ได้ทันทีจากมือถือ

จุดเด่นคือ

• ใช้ตอนออกไปพบลูกค้า พูดคุยสรุปหน้างานแล้วกดออกใบเสนอราคาได้เลย

• ช่วยให้ปิดการขายได้เร็ว ไม่ต้องบอกลูกค้าว่า “เดี๋ยวกลับออฟฟิศแล้วจะส่งให้ทางเมลครับ/ค่ะ”

• ลดเวลาในงานเอกสาร และลดโอกาสลืมออกใบเสนอราคาทีหลัง

ทำเอกสารอื่นต่อจากใบเสนอราคา แบบไม่ต้องกรอกใหม่

เมื่อใบเสนอราคาถูกลูกค้าอนุมัติแล้ว งานเอกสารที่ตามมามักมีทั้ง

• ใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้

• ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน

จุดเด่นของการใช้ระบบอย่าง FlowAccount คือ คุณสามารถเลือกใบเสนอราคาที่ต้องการ แล้วกดสร้างเอกสารต่อได้เลยจากสถานะของเอกสาร ระบบจะเรียงลำดับขั้นตอนของเอกสารให้ และ ดึงข้อมูลเดิมจากใบเสนอราคามาให้อัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งกรอกใหม่ซ้ำอีกรอบ

FAQ: คำถามฮิตเรื่องใบเสนอราคา ที่เจ้าของกิจการควรรู้

1. เมื่อไรควรออกใบเสนอราคา?

ตอบ: ควรออก ในขั้นตอนแรกของการขาย หลังจากที่ลูกค้าสอบถามข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ลูกค้านำไปใช้เปรียบเทียบและตัดสินใจ โดยเฉพาะงานบริการ งานโปรเจกต์ หรือดีลที่ต้องตกลงเงื่อนไขและราคากันก่อนเริ่มงาน

ใบเสนอราคาจึงเป็นเอกสารชิ้นแรกๆ ที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และลดความเข้าใจผิดก่อนลงมือทำจริง

2. ข้อมูลสำคัญที่ต้องมีในใบเสนอราคามีอะไรบ้าง?

ตอบ: ใบเสนอราคาที่ดีควรมีข้อมูลครบเพื่อช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจง่ายขึ้น โดยหลักๆ ได้แก่

• ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ (ชื่อ, ที่อยู่, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี)

• เลขที่เอกสารและวันที่ออกใบเสนอราคา

• รายละเอียดสินค้า/บริการ (รายการ, จำนวน, ราคาต่อหน่วย)

• ยอดรวมสุทธิ และภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)

• เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น เครดิตเทอม, การแบ่งจ่าย)

• กำหนดการส่งมอบสินค้า หรือเริ่มต้นให้บริการ

• วันหมดอายุของใบเสนอราคา

3. ใบเสนอราคา ต่างจากใบแจ้งหนี้ (Invoice) อย่างไร?

ตอบ:

• ใบเสนอราคา: ออก ก่อน มีการตกลงซื้อขาย ใช้สำหรับให้ลูกค้าพิจารณาและอนุมัติ

• ใบแจ้งหนี้ (Invoice): ออก หลัง ส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว ใช้สำหรับเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ

พูดง่ายๆ ใบเสนอราคาคือเอกสาร “ชวนซื้อ” ส่วนใบแจ้งหนี้คือเอกสาร “เรียกเก็บเงิน”

4. ใบเสนอราคามีอายุการใช้งานนานเท่าไหร่?

ตอบ: ไม่มีเกณฑ์ตายตัว แต่ผู้ขายควรระบุให้ชัดเจนในเอกสาร เช่น

• “ยืนราคาภายใน 15 วัน”

• “ใบเสนอราคานี้มีผลจนถึงวันที่ …”

เหตุผลก็เพื่อป้องกันปัญหาเมื่อต้นทุนในอนาคตเปลี่ยนไป หากลูกค้าไม่ตอบรับภายในเวลาที่กำหนด ผู้ขายก็ไม่จำเป็นต้องผูกมัดกับราคาเดิมอีกต่อไป

5. เมื่อลูกค้าตกลงตามใบเสนอราคาแล้ว ต้องทำอะไรต่อ?

ตอบ: หลังจากลูกค้าตอบรับและเซ็นอนุมัติใบเสนอราคาแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ

• ดำเนินการตามที่ตกลงกันไว้ เช่น เริ่มผลิตสินค้า เริ่มให้บริการ หรือจัดเตรียมการส่งมอบ

• เมื่อทำตามเงื่อนไขครบแล้ว จึงออก ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี เพื่อเรียกเก็บเงินตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบเสนอราคา

สรุป ใบเสนอราคาที่ดีต้องทั้งชัดเจน ดูเป็นมืออาชีพ และออกได้รวดเร็ว ยิ่งถ้าใช้ระบบหรือแอปมือถือช่วย คุณจะลดงานเอกสารลงได้มาก และเอาเวลาไปโฟกัสกับการปิดการขายและดูแลลูกค้าแทนได้จริงๆ