ทำไมเทคนิค Excel พื้นฐานเล็กๆ ถึงเปลี่ยนชีวิตการทำงานได้
เทคนิค Excel พื้นฐานคือชุดวิธีใช้โปรแกรม Excel อย่างมีระบบผ่านลัดคีย์บอร์ด การตั้งค่าหรือเคล็ดลับ spreadsheet ง่ายๆ ที่ช่วยลดขั้นตอนซ้ำๆ เพิ่มความเร็วในการกรอกข้อมูล สร้างสูตร และจัดการเวิร์กชีต โดยไม่ต้องมีความรู้ฟังก์ชันขั้นสูง เพียงปรับวิธีทำงานเล็กน้อยก็สามารถทำให้การใช้ Excel ในชีวิตการทำงานประจำวันเป็นระเบียบและประหยัดเวลาอย่างเห็นได้ชัด คนส่วนใหญ่คุ้นชินกับความน่ารำคาญใน Excel แล้วยอมรับว่าแก้ไม่ได้ ทั้งที่จริงแล้วปัญหาหลายอย่างมีทางออกในไม่กี่คลิก เช่น การทำงานกับตัวกรองที่ลืมปิด หรือการเลื่อนสูตรยาวๆ ที่บังเซลอื่น Once you know where to look, many of Excel's little annoyances have simple fixes มุมมองของผู้ใช้สายทำงานจริงคือ อย่าไปหมกมุ่นกับฟีเจอร์ใหญ่ก่อน ถ้ายังไม่รู้ลัดเล็กๆ ที่ช่วยให้ชีวิตประจำวันเบาลง
ลัดคีย์บอร์ด Excel สำหรับคัดลอกเวิร์กชีตและเลือกช่วงเซลหลายชุด
ถ้าคุณยังคลิกขวาแล้วเลือกเมนู Move or Copy ทุกครั้งที่ต้องการคัดลอกเวิร์กชีต แปลว่าคุณกำลังเสียเวลาไปกับงานซ้ำที่ไม่จำเป็น คุณสามารถลากแล้วก็อปได้ทันที เพียงกด Ctrl แล้วลากแท็บเวิร์กชีตไปตำแหน่งใหม่ เมื่อปล่อยเมาส์ Excel จะสร้างสำเนาเวิร์กชีตในตำแหน่งนั้นทันที เทคนิคนี้สะดวกมากเวลาไฟล์มีหลายชีต เช่น งบประมาณแต่ละเดือน หรือชีตสำรองก่อนทดลองปรับสูตร เพราะคุณไม่ต้องไล่ผ่านกล่องโต้ตอบยาวๆ อีกเคล็ดลับ spreadsheet ที่มักถูกมองข้ามคือโหมด Add to Selection สำหรับเลือกช่วงเซลหลายชุดโดยไม่ต้องกด Ctrl ค้าง เลือกช่วงแรก จากนั้นกด Shift+F8 เพื่อเปิดโหมด แล้วลากเลือกช่วงอื่นๆ ตามต้องการ จากนั้นกด Esc เพื่อออกโหมด วิธีนี้เหมาะมากตอนสร้างสูตร SUM ที่ต้องรวมหลายช่วงข้อมูล เพราะช่วยลดความเสี่ยงกดหลุดแล้วเลือกใหม่ทั้งหมด
เพิ่มประสิทธิ์ Excel ด้วยการจัดการตัวกรอง การเลื่อนแผ่นงาน และแก้สูตรยาว
ตัวกรองคือผู้ร้ายที่ทำให้ข้อมูล “หายไป” แบบไม่รู้ตัว หลายคนเสียเวลาหาว่าข้อมูลผิด ทั้งที่ลืมล้างเงื่อนไขตัวกรอง วิธีที่ถูกคือใช้ปุ่ม Clear บนแท็บ Data ในกลุ่ม Sort & filter เพื่อเคลียร์เงื่อนไขและรีเซ็ตมุมมอง แต่ยังคงปุ่มตัวกรองไว้ หรือจะกด Ctrl+Shift+L สองครั้งเพื่อปิดแล้วเปิดตัวกรองใหม่ให้รีเซ็ตเงื่อนไขทั้งหมดก็ได้ ในไฟล์ที่มีหลายเวิร์กชีต การกลับไปหาชีตเดิมด้วยการคลิกแท็บทีละอันเป็นพฤติกรรมสิ้นเปลือง คุณสามารถกด Ctrl+PgUp หรือ Ctrl+PgDn เพื่อเลื่อนชีตไปข้างหน้าหรือย้อนกลับได้อย่างรวดเร็ว วิธีนี้สะดวกเป็นพิเศษเมื่อชีตอยู่ห่างกันมาก เพราะไม่ต้องวนผ่านแท็บทั้งหมดระหว่างทาง This is particularly handy when the worksheets are far apart, because you don't have to cycle through all the intervening tabs just to get back to the one you need ส่วนการแก้สูตรยาวที่บังเซลอื่น คุณสามารถไปที่ Options แล้วเอาเครื่องหมายถูกออกจาก Allow editing directly in cells เพื่อให้ Excel ย้ายการแก้ไปที่ Formula Bar ทำให้มองเห็นเซลปลายทางชัดเจนขึ้น
เคล็ดลับ spreadsheet แก้ความน่ารำคาญที่เคยคิดว่าเลี่ยงไม่ได้
หลายคนเคยพยายามลาก AutoFill ให้ Excel เติมตัวอักษร A B C D ต่อเนื่อง แล้วพบว่าระบบไม่รู้จักลำดับตัวอักษร เทคนิค Excel พื้นฐานในการแก้คือใช้ Custom Lists ไปที่ File Options Advanced เลื่อนลงไปส่วน General แล้วคลิก Edit Custom Lists จากนั้นเลือก NEW LIST พิมพ์ตัวอักษร A ถึง Z คนละบรรทัดแล้วกด Add เมื่อใส่ A ในเซลแล้วลาก Fill handle Excel จะเติมลำดับไปจนถึง Z และจำรายการนี้ไว้ใช้ต่อ อีกความน่ารำคาญใหญ่คือการกด Ctrl+Z แล้วไปย้อนงานในเวิร์กบุ๊กอีกอันเวลาทำงานหลายไฟล์พร้อมกัน สาเหตุเพราะเวิร์กบุ๊กเหล่านั้นแชร์ประวัติการ Undo ในอินสแตนซ์เดียวกัน ทางออกคือเปิด Excel อินสแตนซ์ใหม่ด้วยการกด Alt แล้วคลิกไอคอน Excel เลือก Open หรือ Excel แล้วตอบ Yes เพื่อเริ่มอินสแตนซ์ใหม่ จากนั้นเปิดไฟล์คนละอินสแตนซ์ ทำให้แต่ละไฟล์มีประวัติ Undo แยกจากกัน แม้จะใช้หน่วยความจำมากขึ้นและเชื่อมลิงก์ข้ามไฟล์ไม่สะดวก แต่สำหรับไฟล์ที่ไม่เกี่ยวกัน นี่คือเกราะกันหายนะจากการ Undo ผิดไฟล์
สรุป: เริ่มจากลัดเล็กๆ ก่อนสูตรขั้นเทพ
สิ่งที่ผู้ใช้สายทำงานจริงเรียนรู้คือ ประสิทธิภาพใน Excel ไม่ได้มาจากสูตรซับซ้อนเสมอไป แต่อยู่ที่ลัดเล็กๆ ที่ใช้ทุกวัน These are six Excel tricks I wish I'd stumbled upon earlier—and the best part is, each one takes seconds to learn เมื่อคุณรู้วิธีคัดลอกเวิร์กชีตด้วย Ctrl+ลากแท็บ ใช้ Shift+F8 เพื่อเลือกช่วงเซลหลายชุด รีเซ็ตตัวกรองให้ข้อมูลกลับมาครบ และแก้ปัญหาสูตวยาวหรือ Undo ผิดไฟล์ คุณจะรู้สึกได้ทันทีว่าเวลางานรายสัปดาห์หายไปหลายชั่วโมง ข้อความสำคัญคือ ทำให้ Excel ทำงานในแบบที่คุณต้องการ ไม่ใช่คุณต้องยอมรับข้อจำกัดเดิม Make Excel work your way Once you know where to look, many of Excel's little annoyances have simple fixes เลือกสักหนึ่งเทคนิคจากบทความนี้ไปลองในงานพรุ่งนี้ จากนั้นค่อยเก็บเพิ่มทีละลัด เมื่อถึงจุดหนึ่งคุณจะพบว่า การใช้ Excel กลายเป็นงานที่ลื่นไหลกว่าที่คิดมาก
