หยุดฟิชชิ่งก่อนโดนแฮ็ก: คู่มือกดปุ่ม Phish Alert (PAB) ใน Microsoft 365 และแอป Outlook มือถือ

ทำไมปุ่ม Phish Alert ถึงสำคัญกับคุณ

Phish Alert Button (PAB) คือปุ่มเล็กๆ ที่ช่วยชีวิตองค์กรได้จริงๆ เพราะมันถูกออกแบบมาให้คุณใช้รายงานอีเมลที่น่าสงสัย เช่น อีเมลฟิชชิ่งหรืออีเมลที่อาจเป็นอันตรายอื่นๆ

ทุกครั้งที่คุณกดรายงานด้วย PAB อีเมลฉบับนั้นจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายของคุณ และถูกส่งต่อไปให้ทีมไอทีตรวจสอบทันที ช่วยลดโอกาสที่ใครเผลอคลิกแล้วโดนยิงมัลแวร์หรือขโมยพาสเวิร์ดแบบไม่รู้ตัว

ยิ่งทีมงานกดใช้ PAB มากเท่าไหร่ ข้อมูลที่องค์กรนำไปวิเคราะห์ภัยคุกคามก็ยิ่งแม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

ควรใช้ PAB เมื่อไหร่ (และไม่ควรใช้เมื่อไหร่)

คุณควรใช้ PAB เมื่อเจออีเมลแบบนี้:

• อีเมลที่ดูน่าสงสัย คลิกลิงก์แล้วไม่สบายใจ

• อีเมลที่ขอรหัสผ่าน ข้อมูลส่วนตัว หรือข้อมูลการเงิน

• อีเมลที่แอบอ้างเป็นธนาคาร แอปยอดนิยม หรือผู้บริหารในองค์กร แต่รู้สึกว่าอะไรแปลกๆ

เมื่อคุณใช้ PAB:

• อีเมลจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ

• อีเมลจะถูกส่งต่อไปให้ทีมรักษาความปลอดภัยด้านไอทีวิเคราะห์และจัดการต่อ

ไม่ควรใช้ PAB กับกรณีเหล่านี้:

• อีเมลสแปมทั่วไป

• อีเมลโฆษณา การตลาด หรือข่าวสารที่คุณแค่ไม่อยากเห็น

สำหรับอีเมลประเภทสแปมหรือโฆษณา คุณสามารถ:

• ลบอีเมลออกได้เลย

• เพิ่มผู้ส่งหรือโดเมนอีเมลลงในรายการบล็อก

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะบล็อกผู้ส่งอย่างไร สามารถขอความช่วยเหลือจากหัวหน้างานหรือทีมไอทีของคุณได้

ก่อนเริ่มใช้ PAB บนอุปกรณ์มือถือ

มีข้อจำกัดสำคัญที่ควรรู้ก่อนใช้งาน PAB บนมือถือ:

• PAB ใช้งานได้เฉพาะบนอุปกรณ์มือถือที่ใช้ Microsoft แบบอินสแตนซ์สาธารณะเท่านั้น

• PAB ไม่รองรับ Microsoft 365 GCC High บนมือถือ เนื่องจากข้อจำกัดด้านสิทธิ์การใช้งาน

หากเผลอรายงานอีเมลผิด สามารถไปกู้คืนได้จากโฟลเดอร์ถังขยะหรือ “รายการที่ถูกลบ” ของคุณ

การใช้ PAB ใน Microsoft 365 บนเดสก์ท็อป

หากคุณใช้งานอีเมลผ่าน Microsoft 365 ให้ทำตามขั้นตอนนี้เพื่อรายงานอีเมลด้วย PAB:

1. เปิดอีเมลที่คุณต้องการรายงาน

2. คลิกไอคอน แอป ที่มุมขวาบนของอีเมลเพื่อเปิดตัวเปิดใช้แอป หรือคลิกไอคอน จุดไข่ปลา (…) แล้วเลือกคำสั่ง “แอป”

3. เมื่อหน้าตัวเปิดใช้แอปถูกเปิดขึ้น ให้คลิก Add-in ของ Phish Alert

   • หากไม่เห็น Add-in ของ PAB ในตัวเปิดใช้แอป ให้คลิก “เพิ่มแอป” แล้วค้นหาและเพิ่ม Add-in ของ PAB

   • คุณสามารถปักหมุด (pin) Add-in ของ PAB ไว้ที่แถบเครื่องมือด้านบนของอีเมลที่เปิดอยู่ได้ โดย:

     • คลิกไอคอน จุดไข่ปลา แล้วเลือก “ปรับแต่งการดำเนินการ”

     • หรือไปที่ การตั้งค่า > เมล > ปรับแต่งการดำเนินการ แล้วเลือก Add-in ของ Phish Alert จากนั้นคลิก “บันทึก”

4. ในหน้าต่างแจ้งเตือนที่ปรากฏขึ้น ให้คลิก “Phish Alert” อีกครั้งเพื่อยืนยันการรายงานอีเมล

   • หากผู้ดูแลระบบเปิดใช้การตั้งค่า “ความคิดเห็นและการจัดการ” สำหรับ PAB:

     • คุณสามารถเลือกการจัดการจากส่วน “การจัดประเภทอีเมล”

     • ค่าเริ่มต้นจะถูกตั้งเป็น “ไม่ทราบ”

     • สามารถพิมพ์ความคิดเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมลที่คุณกำลังรายงานได้ ก่อนคลิก “Phish Alert”

5. หลังจากคลิก “Phish Alert” อีกครั้ง ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าอีเมลถูกส่งไปรายงานแล้ว ข้อความนี้จะบอกคุณด้วยว่า:

   • อีเมลเป็นการโจมตีฟิชชิ่งจำลอง หรือ

   • อีเมลจะถูกส่งให้ทีมไอทีตรวจสอบเพิ่มเติม

   คลิก “ตกลง” เพื่อปิดข้อความแจ้งเตือน

ใช้ PAB ในแอป Microsoft Outlook บนมือถือ (Android)

หากคุณใช้งานอีเมลผ่านแอป Microsoft Outlook บน Android สามารถกดรายงานด้วย PAB ตามขั้นตอนนี้:

1. เปิดอีเมลที่คุณต้องการรายงาน

2. แตะไอคอน จุดไข่ปลาแนวตั้ง (…) ที่มุมขวาบนของอีเมล หากไม่พบ ให้เลื่อนดูส่วนอื่นของหน้าจอ

3. แตะไอคอน Phish Alert

4. ในหน้าต่างป็อปอัปที่เปิดขึ้น ให้แตะ “Phish Alert” เพื่อรายงานอีเมล

   • หากผู้ดูแลระบบเปิดการตั้งค่า “ความคิดเห็นและการจัดการ”:

     • เลือกการจัดการจากส่วน “การจัดประเภทอีเมล” (ค่าเริ่มต้นคือ “ไม่ทราบ”)

     • สามารถกรอกความคิดเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเมลนั้นได้ ก่อนแตะ “Phish Alert” อีกครั้ง

5. หลังจากแตะ “Phish Alert” อีกครั้ง ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าอีเมลถูกส่งไปรายงานแล้ว พร้อมแจ้งว่า:

   • อีเมลนั้นคือฟิชชิ่งจำลอง หรือ

   • ต้องส่งต่อให้ทีมไอทีตรวจสอบ

   แตะ “ตกลง” เพื่อปิดหน้าต่างแจ้งเตือน

ใช้ PAB ในแอป Microsoft Outlook บนมือถือ (Apple iOS)

สำหรับผู้ใช้แอป Microsoft Outlook บน Apple iOS ขั้นตอนการรายงานอีเมลด้วย PAB จะคล้ายกับบน Android:

1. เปิดอีเมลที่คุณต้องการรายงาน

2. แตะไอคอน จุดไข่ปลา (…) ที่มุมขวาบนของอีเมล

3. แตะไอคอน Phish Alert

4. ในหน้าต่างป็อปอัปที่เปิดขึ้น แตะ “Phish Alert” อีกครั้งเพื่อรายงานอีเมล

   • หากมีการเปิดใช้การตั้งค่า “ความคิดเห็นและการจัดการ”:

     • เลือกการจัดการจากส่วน “การจัดประเภทอีเมล” (ค่าเริ่มต้นคือ “ไม่ทราบ”)

     • เพิ่มความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับอีเมลนั้นได้ จากนั้นแตะ “Phish Alert” เพื่อยืนยัน

5. หลังจากแตะ “Phish Alert” อีกครั้ง ระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันว่าอีเมลถูกส่งไปรายงานเรียบร้อยแล้ว พร้อมแจ้งว่าคือฟิชชิ่งจำลองหรือรอทีมไอทีตรวจสอบ

   แตะ “ตกลง” เพื่อปิดข้อความแจ้งเตือน

ทำไมคุณควรกด PAB ทุกครั้งที่สงสัยอีเมล

ทุกครั้งที่คุณใช้ PAB รายงานอีเมลที่น่าสงสัย คุณไม่ได้แค่ปกป้องตัวเอง แต่กำลังช่วยทั้งองค์กรให้ปลอดภัยขึ้นด้วย

เพราะเมื่ออีเมลถูกส่งไปให้องค์กรวิเคราะห์:

• ทีมไอทีจะมองเห็นภาพรวมว่า พนักงานกำลังได้รับอีเมลฟิชชิ่งรูปแบบใด

• สามารถวางมาตรการป้องกัน เพิ่มการตั้งค่าความปลอดภัย หรือแจ้งเตือนพนักงานคนอื่นล่วงหน้าได้

การกด PAB คือสกิลไซเบอร์เซฟตี้พื้นฐานที่ทุกคนควรรู้ แค่กดปุ่มเดียว คุณก็ช่วยลดโอกาสที่องค์กรจะโดนโจมตีซ้ำในอนาคตได้อย่างมาก