ข้อดีของการใช้เครื่องมือวางแผนกำลังคนคือช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลของคุณสามารถวางแผนโดยคำนึงถึงกำลังคนปัจจุบัน พร้อมกับมองไปยังอนาคต ในบทความนี้ เราได้สรุปเครื่องมือสำคัญ 5 ประการที่จะช่วยผลักดันความสำเร็จในการวางแผนกำลังคน
เครื่องมือวางแผนกำลังคนคืออะไร?
เครื่องมือวางแผนกำลังคนคือชุดเครื่องมือที่ช่วยวิเคราะห์ความสามารถปัจจุบันและความต้องการในอนาคตของพนักงานของคุณ เครื่องมือเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อมอบแนวคิดที่เน้นข้อมูลมากขึ้นสำหรับโครงการวางแผนกำลังคนของคุณ เช่น การจ้างงานและการประเมินผลงาน
คุณต้องการเครื่องมือวางแผนกำลังคนหรือไม่?
เครื่องมือวางแผนกำลังคนถูกออกแบบมาเพื่อช่วยลดความไม่แน่นอนบางประการในการวางแผนกำลังคน เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้มีเป้าหมายเพื่อเชื่อมช่องว่างระหว่างสถานะปัจจุบันของกำลังคนกับสถานะในอนาคต
เครื่องมือวางแผนกำลังคน 5 อันดับแรกที่พบมากที่สุด
เครื่องมือวางแผนกำลังคนที่นิยมใช้กันมากที่สุดที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลใช้คืออะไร? ต่อไปนี้คือเครื่องมือวางแผนกำลังคนที่นิยมใช้กันมากที่สุด ซึ่งสามารถช่วยสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น นี่คือภาพรวมของเครื่องมือเหล่านี้และการเจาะลึกแต่ละเครื่องมือ:
กลยุทธ์องค์กร
โดยทั่วไปกลยุทธ์ด้านรายได้ขององค์กรจะได้รับการพัฒนาโดยทีมผู้บริหาร และถือเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ทีมงาน HR สามารถใช้ได้
ตารางเก้าช่อง
เครื่องมือสำหรับการทำแผนที่สถานะปัจจุบันของพนักงานของคุณในแง่ของประสิทธิภาพและศักยภาพ
การวิเคราะห์และการรายงานทรัพยากรบุคคล
ซอฟต์แวร์ HR ที่มีแพลตฟอร์มการวิเคราะห์และการรายงานที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสามารถนำข้อมูลไปใช้กับการตัดสินใจทั้งหมดของคุณได้
การวิเคราะห์ค่าตอบแทนและสวัสดิการรวม
โดยพื้นฐานแล้วเป็นวิธีในการกลั่นกรอง "ราคา" ที่คุณจ่ายให้กับบุคลากรที่มีความสามารถสูง และราคาที่จ่ายนั้นสอดคล้องกับราคาตลาดโดยรวมในปัจจุบันมากเพียงใด
แผนฉุกเฉิน
เรียกอีกอย่างว่าการวางแผนสถานการณ์ มีจุดมุ่งหมายเพื่อจินตนาการถึงสถานการณ์ต่างๆ และวิธีที่องค์กรของคุณอาจตอบสนองต่อสถานการณ์เหล่านั้น
1. กลยุทธ์องค์กร
ประการแรก กลยุทธ์องค์กรไม่ใช่เครื่องมือที่เป็นทางการ แต่เป็นเหมือนแนวทางพร้อมคุณลักษณะของเครื่องมือต่างๆ กลยุทธ์หลักขององค์กรมักได้รับการพัฒนาโดยทีมผู้บริหาร และเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถใช้งานได้
แน่นอนว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรมีบทบาทในกลยุทธ์ แต่ควรใช้กลยุทธ์นี้เพื่อจัดการการวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์ ลองคิดดูว่ากลยุทธ์นี้เป็นแนวทาง โครงร่าง หรือพิมพ์เขียวที่ช่วยวางแผนและกำหนดทิศทาง
เนื่องจากกลยุทธ์ขององค์กรของคุณเป็นแผนจากบนลงล่าง ซึ่งโดยทั่วไปจะวางแผนไว้ล่วงหน้า 3-5 ปี โดยกำหนดทิศทางขององค์กรโดยอิงจากปัจจัยต่างๆ เช่น:
แนวโน้มตลาด
ความเหมาะสมของผลิตภัณฑ์/บริการ
คู่แข่ง
การจัดวางแนวปฏิบัติที่กว้างขวางนี้เป็นเครื่องมือที่ทีมของคุณต้องการอย่างแท้จริง ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณทำงานสอดคล้องกับวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์ และใช้เป็นแนวทางสำหรับการวางแผนกำลังคน
โดยพื้นฐานแล้วเราสามารถคิดว่ามันเป็นแรงผลักดันเชิงกลยุทธ์ในการวางแผนกำลังคน
2. ตารางเก้าตาราง
ตารางเก้าเหลี่ยม หรือที่รู้จักกันในชื่อเมทริกซ์ประสิทธิภาพ-ศักยภาพ เป็นเครื่องมือวางแผนกำลังคนที่นิยมใช้กันทั่วไป ซึ่งพัฒนาโดย McKinsey ในช่วงทศวรรษ 1970 เครื่องมือนี้ไม่เพียงแต่ให้คำแนะนำในการวางแผนกำลังคนเท่านั้น แต่ยังมาจากการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งและการพัฒนากลุ่มบุคลากรที่มีความสามารถอีกด้วย
โดยพื้นฐานแล้ว เป้าหมายของโปรแกรมนี้คือการสะท้อนภาพของพนักงานปัจจุบันของคุณ มันทำได้อย่างไร? มันเชื่อมโยงพนักงานทั้งหมดของคุณเข้ากับสองมิติหลัก:
ศักยภาพ
ผลงาน
วิธีนี้ช่วยให้คุณแบ่งกลุ่มพนักงานออกเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มที่มีศักยภาพต่ำ กลุ่มที่มีประสิทธิภาพต่ำ และกลุ่มที่มีศักยภาพสูง กลุ่มที่มีประสิทธิภาพสูง แม้ว่าวิธีนี้อาจยังไม่ซับซ้อนเพียงพอ แต่ก็ช่วยให้องค์กรของคุณมองเห็นภาพรวมของสถานการณ์ได้อย่างชัดเจน
แล้วคุณจะใช้มันยังไงล่ะ? สิ่งแรกที่ตารางเก้าช่องทำได้คือการเปิดเผยช่องว่างใดๆ ในกลุ่มบุคลากรที่มีความสามารถของคุณ คุณมีดาวรุ่งพุ่งแรงมากมายแต่ขาดผู้เชี่ยวชาญหรือเปล่า? หรือบางทีทีมงานของคุณอาจมีบุคลากรที่พิสูจน์ฝีมือแล้วมากมายแต่ขาดศักยภาพที่แท้จริง
จากนั้น คุณสามารถเริ่มสร้างแผนพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานโดยใช้ประโยชน์จากพรสวรรค์ที่มีอยู่ โดยจัดแนวส่วนต่างๆ ของพนักงานของคุณตามหลักการตารางเก้าชิ้น
ซึ่งอาจหมายถึงการปรับเปลี่ยนพนักงานส่วนใหญ่ บางส่วนของพนักงาน หรือเพียงแค่พยายามเข้าถึงกลุ่มพนักงานที่มีความสามารถที่กระจายตัวและหลากหลายมากขึ้น
นอกจากนี้ กริดเก้าเหลี่ยมยังสามารถนำมาใช้ในระดับที่ละเอียดยิ่งขึ้นได้อีกด้วย สามารถใช้เพื่อระบุบุคคลเฉพาะภายในองค์กรที่มีศักยภาพความเป็นผู้นำสูง และคัดเลือกบุคคลเหล่านี้มาพัฒนาเพื่อช่วยให้องค์กรเติบโต
โดยสรุป Nine-Patch Grid เป็นเครื่องมือวางแผนกำลังคนเชิงปฏิบัติที่สามารถช่วยให้คุณเข้าใจความต้องการปัจจุบันขององค์กรได้อย่างครอบคลุม
3. การวิเคราะห์และการรายงานทรัพยากรบุคคล
การวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์ไม่ค่อยขึ้นอยู่กับความรู้สึกเพียงอย่างเดียว แต่จำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลด้วย
นี่คือกุญแจสู่ความสำเร็จ เพราะคุณต้องสามารถวัดผล บรรลุเป้าหมาย และติดตามผลได้ นั่นคือเหตุผลที่การวางแผนกำลังคนที่ดีจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์วิเคราะห์ทรัพยากรบุคคลที่ดี
โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องประสานงานกับฝ่ายบริหารและฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทีมของคุณจะต้องจัดเตรียมข้อมูล ซึ่งอาจรวมถึง:
เข้าใจอัตราการขาดงานโดยรวมและตามทีม
ข้อมูลการติดตามผู้สมัคร (เช่น เวลาตั้งแต่การปฐมนิเทศจนถึงการจ้างงาน หรืออัตราส่วนการสมัครจนถึงการจ้างงาน)
อัตราการลาออกและการลาออกของพนักงาน/แนวโน้ม
ข้อมูลเหล่านี้สามารถสร้างหรือทำลายแผนริเริ่มวางแผนกำลังคนของคุณได้
ดังนั้น คุณจึงต้องการซอฟต์แวร์ที่ไม่เพียงแต่รวบรวมข้อมูลนี้เท่านั้น แต่ยังนำเสนอข้อมูลดังกล่าวได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจะปลอดภัย เชื่อถือได้ และเป็นไปตามข้อบังคับ GDPR
ด้วยวิธีนี้ คุณไม่เพียงแต่สามารถใช้ข้อมูลของคุณเพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงได้ แต่คุณยังสามารถนอนหลับได้อย่างสบายใจเพราะรู้ว่าข้อมูลของคุณปลอดภัยอีกด้วย
4. การวิเคราะห์ค่าตอบแทนและสวัสดิการโดยรวม
สมมติว่าองค์ประกอบสำคัญประการหนึ่งของกลยุทธ์โดยรวมของบริษัทของคุณคือการดึงดูดและรักษาบุคลากรระดับโลก
ซึ่งหมายความถึงไม่เพียงแต่การรักษาบุคลากรที่มีความสามารถเท่านั้น แต่ยังต้องแน่ใจว่าคุณสามารถดึงดูดบุคลากรที่มีความสามารถสูงสุดมาดำรงตำแหน่งที่เหมาะสมได้ตั้งแต่เริ่มต้น จึงช่วยลดช่องว่างในกำลังแรงงานของคุณได้
นี่คือเครื่องมือวางแผนกำลังคนที่ช่วยคุณได้ มันคือการวิเคราะห์ค่าตอบแทนและสวัสดิการ โดยสรุปแล้วคือการกลั่นกรอง "ราคา" ที่คุณจ่ายให้กับบุคลากรที่มีความสามารถสูง และเปรียบเทียบราคานั้นกับตลาดโดยรวมในปัจจุบัน ซึ่งหมายความว่าไม่เพียงแต่การทำการเปรียบเทียบภายในองค์กร เช่น การวัดระดับค่าตอบแทนของพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการใช้ประโยชน์จากข้อมูลภายนอกเพื่อทำความเข้าใจพลวัตของตลาดโดยรวม (และคู่แข่งโดยตรงของคุณ) อีกด้วย
โดยสรุป หากต้องการวางแผนกำลังคนให้ประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นต้องกำหนดต้นทุนของบุคลากรที่มีความสามารถสูงในอุตสาหกรรมของคุณ
ในขณะเดียวกัน ค่าตอบแทนไม่ได้เป็นเพียงแค่ตัวเลขในบัญชีธนาคารของคุณเท่านั้น การคิดถึงสวัสดิการ ประเภทของบุคลากรที่คุณต้องการดึงดูดผ่านพวกเขา และวิธีที่พวกเขาจะช่วยวางแผนกำลังคนเชิงกลยุทธ์ของคุณก็เป็นประโยชน์เช่นกัน
นี่คือคำแนะนำฉบับย่อเกี่ยวกับสวัสดิการพนักงานเพื่อช่วยคุณเริ่มต้นได้
ลองนึกย้อนกลับไปถึงตารางเก้าเหลี่ยม หากองค์กรของเรามีศักยภาพสูงแต่ประสิทธิภาพการทำงานกลับธรรมดา เราอาจมีกลุ่มผู้นำที่มีศักยภาพสูง แต่เราจำเป็นต้องพัฒนาพวกเขา
ในแง่ของสวัสดิการ อาจรวมถึงการจัดสรรงบประมาณพัฒนาประจำปีเพื่อช่วยให้พนักงานที่มีศักยภาพสูงพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน ในกรณีนี้ เราสามารถใช้แบบจำลองของ “ผู้ที่ประสบความสำเร็จเกินความคาดหมาย” และ “ผู้ที่ทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐาน” เพื่อพิจารณาว่าสวัสดิการใดจะช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพที่สุด
5. แผนฉุกเฉิน
อย่าลืมว่าอนาคตมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ ไม่ใช่แค่วิสัยทัศน์ของคุณเกี่ยวกับอนาคตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความเป็นจริงของสิ่งที่จะเกิดขึ้นในที่สุดด้วย
นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการวางแผนฉุกเฉินหรือการวางแผนสถานการณ์จึงสามารถเป็นเครื่องมือวางแผนกำลังคนที่สำคัญสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลได้
ในฐานะทีมงาน HR โปรดพิจารณาสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้ดังต่อไปนี้:
การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี (นวัตกรรม การยอมรับ ฯลฯ)
การเปลี่ยนแปลงทางการเมืองหรือเศรษฐกิจ
การเปลี่ยนแปลงทัศนคติ (รสนิยมผู้บริโภคที่เปลี่ยนไป)
ในแต่ละสถานการณ์เหล่านี้ ความต้องการของพนักงานของคุณอาจเปลี่ยนแปลงไป ดังนั้น เมื่อต้องวางแผนกำลังคน การวางแผนตามสถานการณ์ต่างๆ เหล่านี้และการดำเนินการที่ทีมของคุณอาจดำเนินการนั้นจะเป็นประโยชน์
เมื่อคุณระบุสถานการณ์แต่ละสถานการณ์ได้แล้ว คุณจะต้องประเมิน:
ความสำคัญและ
ความไม่แน่นอน
สิ่งนี้ช่วยประเมินขอบเขตผลกระทบของเหตุการณ์ที่มีต่อธุรกิจของคุณ รวมถึงความไม่แน่นอนในการประเมินสถานการณ์เหล่านี้ของทีมของคุณ (ว่ามีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นแค่ไหน)
